Vergadercentrum BIJ12

BIJ12 beschikt in hartje Utrecht op steenworpafstand van het Centraal Station, over een nieuw vergader- en ontmoetingscentrum. Het BIJ12 Vergadercentrum is een aantrekkelijke plek voor overleg en ontmoeting tussen medewerkers van provincies, hun samenwerkingspartners, het IPO en BIJ12.

Ruimte tot 30 personen
Er zijn 9 vergaderzalen voor formeel en informeel overleg, met ruimte voor 4 tot 30 personen. Alle ruimtes zijn voorzien van de nieuwste audiovisuele apparatuur, waardoor u ook de mogelijkheid heeft om deelnemers op afstand via een videoverbinding deel te laten nemen aan vergaderingen. Ook zijn er mogelijkheden om gebruik te maken van catering voor lunch, borrel of een warme maaltijd.

Adres en routebeschrijving
Het vergadercentrum is gevestigd op de derde etage van De Smakkelaarsburgt aan de Leidseveer 2 in Utrecht, boven het BIJ12-kantoor op de begane grond. Wanneer u het Centraal station verlaat, is het nog zo’n 5 minuten lopen. De locatie is middels OV te bereiken.

Vergaderzaal reserveren

Wilt u direct een ruimte reserveren? Gebruik dan onze reserveringsmodule die u direct laat zien welke ruimte beschikbaar zijn. 

Zalen 3ᵉ Etage

- In de wolken, geschikt voor 4 personen
- In de duinen, geschikt voor 16 personen*
- In het bos, geschikt voor 14 personen*
- Op de rivier, geschikt voor 16 personen
- Achter de dijk, geschikt voor 20 personen
- In de luwte, geschikt voor 8 personen
- Op de hei, geschikt voor 20 personen
- In de klei, geschikt voor 6 personen
- In de wei, geschikt voor 28 personen

*deze ruimtes kunnen worden samengevoegd en bieden dan plaats aan maximaal 30 personen. De opstelling is hier informeel met losse stoelen en sta plaatsen, afgescheiden met gordijnen. U kunt hiervoor contact opnemen met de receptie via info@bij12.nl of telefonisch 085 – 486 22 22.

Beleid boeken vergaderruimte

Merkbaar is dat organisatoren ruim van tevoren bijeenkomsten willen plannen. Om de aanvragers van vergaderruimten en onszelf handvatten te bieden, is onderstaand beleid opgezet.

Volgorde vergaderruimte boeken

Prioriteit

Partij

Te boeken

1

Onderwerp bijeenkomst is een IPO-onderwerp, waarbij de organisator komt van:

  • BIJ12 of
  • IPO-bureau of
  • HNP of
  • Provincies

 

Maximaal 12 maanden vooruit

2

Regie-organisaties / werkgroepen, waar één van de volgende partijen lid van is:

  • BIJ12 of
  • IPO-bureau of
  • HNP of
  • Provincies

 

Maximaal 6 maanden vooruit

4

Onderwerp is een niet IPO-onderwerp, organisator komt van:

  • Provincies

 

Maximaal 4 maanden vooruit

3

Partnerorganisaties waarmee afspraken zijn om gebruik te maken van het vergadercentrum:

  • CROW
  • DOVA
  • RTLG

 

Maximaal 2 maand vooruit


Proces vergaderruimte boeken

  • Boeking kan via reserveringstool Plaza.

  • Boeking is pas definitief als deze per email bevestigd is door de balie van BIJ12.

  • Lunch (tegen betaling) is standaard vegetarisch, tenzij anders door aanvrager aangegeven op aanvraagformulier lunch.

  • Wijzigingen uiterlijk 2 werkdagen voor aanvang doorgeven. Dit kan via Plaza, mail of eventueel telefonisch.

  • Over het algemeen zijn vergaderruimtes te reserveren op werkdagen tussen 8.00-18.00 uur. Wanneer buiten deze tijden een vergaderruimte gewenst is, kan dat aangevraagd worden via info@bij12.nl.

  • Na 18.00 uur worden er kosten in rekening gebracht, à € 40 euro per uur, om de kosten van de ingehuurde baliemedewerker te dekken.

Versie: 16 juni 2023
Auteur: Adviseur facilitaire zaken